Facebook Facebook Instagram Youtube

Wydziały


Wydział Administracyjno - Gospodarczy dla Dzielnicy Bielany
ul. S. Żeromskiego 29, 01-882 Warszawa
tel.: (+48) 22 443 47 00 wew. 42 230
fax: (+48) 22 325 44 88
p.o. Naczelnika
Michał Turkowski
Zakres działań:

Do zakresu działania Wydziału Administracyjno-Gospodarczego dla Dzielnicy Bielany należy zapewnienie warunków niezbędnych do prawidłowej pracy Urzędu Dzielnicy, delegatur oraz filii archiwum zakładowego Urzędu, w szczególności:

  1. Przygotowywanie projektu budżetu w części pozostającej w dyspozycji Wydziału oraz nadzór nad jego realizacją poprzez:
  • podział środków na wydatki,
  • prowadzenie ewidencji wydatków, c) sporządzanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu;
  1. Współudział w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym przygotowywanie umów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Urzędu Dzielnicy oraz jego utrzymaniem;
  2. Monitorowanie wydatków oraz nadzór nad prawidłową realizacją zamówień;
  3. Prowadzenie rejestrów umów:
  • powyżej 30 000 euro,
  • pozostałych;
  1. Przygotowywanie i prowadzenie postępowań przetargowych na wyłonienie najemców powierzchni użytkowych znajdujących się w budynku Urzędu Dzielnicy;
  2. Opracowywanie zasad i prowadzenie rozliczeń zobowiązań finansowych dotyczących użytkowanych lokali, w tym kosztów najmu, dostaw energii elektrycznej i pozostałych mediów;
  3. Prowadzenie gospodarki magazynowej w zakresie materiałów biurowych, w tym:
  • planowanie potrzeb,
  • dokonywanie zakupów,
  • prowadzenie ewidencji;
  1. Prowadzenie gospodarki majątkiem trwałym, w tym:
  • dokonywanie zakupów,
  • ewidencja majątku ruchomego, stanowiącego wyposażenie pomieszczeń biurowych (znakowanie składników majątku oraz prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej, w tym ewidencji elektronicznej),
  • ewidencja dodatkowego wyposażenia pracowników na kartotekach osobistego wyposażenia,
  • dokumentowanie czynności dotyczących wykonywania umów użyczenia środków trwałych, będących w ewidencji Urzędu Dzielnicy oraz środków trwałych przekazywanych w użytkowanie Urzędowi Dzielnicy,
  • prowadzenie dokumentacji związanej ze zbywaniem środków trwałych, znajdujących się w ewidencji Urzędu Dzielnicy,
  • udział w inwentaryzacji składników majątku ruchomego Urzędu Dzielnicy, zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniach Prezydenta;
  1. Zapewnienie zaopatrzenia, w tym realizacja zleceń komórek organizacyjnych Urzędu Dzielnicy, w zakresie zakupu sprzętu biurowego, materiałów eksploatacyjnych, artykułów spożywczych, druków, wizytówek, środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia ochronnego;
  2. Archiwizowanie dokumentacji gromadzonej w Wydziale, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
  3. Prowadzenie filii archiwum zakładowego Urzędu, a w szczególności:
  • przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Urzędu Dzielnicy i delegatur,
  • przejmowanie, za zgodą Biura Organizacji Urzędu, dokumentacji niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
  • przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, w formie papierowej i elektronicznej, zgodnie z wytycznymi Biura Organizacji Urzędu,
  • przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
  • porządkowanie dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych,
  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
  • wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
  • przeprowadzanie, w tym na zlecenie Biura Organizacji Urzędu, kwerend archiwalnych,
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i udział w jej komisyjnym brakowaniu,
  • realizacja wytycznych Biura Organizacji Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, k) przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, w porozumieniu z Biurem Organizacji Urzędu,
  • sporządzanie sprawozdań z działalności filii i stanu przechowywanej dokumentacji,
  • doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu Dzielnicy w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,
  • typowanie dokumentacji do ekspertyz przeprowadzanych przez archiwum państwowe, w porozumieniu z Biurem Organizacji Urzędu,
  • zgłaszanie do Biura Organizacji Urzędu potrzeb w zakresie szkoleń kancelaryjno-archiwalnych dla pracowników Urzędu Dzielnicy;
  1. Wykonywanie czynności właściciela, zarządcy lub użytkownika nieruchomości, użytkowanej przez Urząd Dzielnicy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2009 r. Nr 178, poz. 1380, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409, z późn. zm.), w zakresie prowadzenia wymaganej powyższymi przepisami dokumentacji, przeprowadzania przeglądów rocznych i przeglądów stanu zajmowanej nieruchomości;
  2. Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń i instalacji warunkujących bezpieczeństwo użytkowania obiektów (wind, instalacji elektrycznych, klimatyzacyjnych, wentylacyjnych, grzewczych, wodno-kanalizacyjnych) oraz zabezpieczeń przeciwpożarowych na terenie siedziby Urzędu Dzielnicy;
  3. Sprawowanie nadzoru nad realizacją umów związanych z utrzymaniem budynku Urzędu Dzielnicy, wykonywanych zgodnie z zawartymi umowami;
  4. Prowadzenie spraw związanych z wynajmowaniem podmiotom zewnętrznym pomieszczeń znajdujących się w budynku Urzędu Dzielnicy;
  5. Prowadzenie obsługi techniczno - eksploatacyjnej budynku Urzędu Dzielnicy poprzez wykonywanie we własnym zakresie drobnych prac konserwacyjnych, likwidację zgłoszonych awarii instalacji elektrycznych, oświetlenia, wykonywanie napraw oraz usług stolarskich, hydraulicznych i ślusarskich;
  6. Wykonywanie zadań związanych z właściwą eksploatacją i zapewnienie sprawnego funkcjonowania sprzętu i urządzeń biurowych (aparatów telefonicznych, faksów, kserokopiarek, niszczarek), znajdujących się w ewidencji Wydziału;
  7. Współpraca z Biurem Organizacji Urzędu w zakresie ochrony fizycznej, przeciwpożarowej i zabezpieczania technicznego obiektu Urzędu Dzielnicy;
  8. Zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci i pieczęci urzędowych, zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniach Prezydenta;
  9. Zapewnienie obsługi transportowej, w tym:
  • prowadzenie ewidencji wykorzystania pojazdów służbowych i niezbędnej dokumentacji dotyczącej ich eksploatacji,
  • kontrola stanu technicznego samochodów służbowych (wykonywanie badań diagnostycznych, przeglądów okresowych i napraw),
  • prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód komunikacyjnych,
  • prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem do celów służbowych samochodów nie będących własnością m.st. Warszawy;
  1. Opracowanie zasad i przeprowadzanie czynności związanych ze sprzedażą wycofanych z eksploatacji samochodów służbowych, stanowiących własność m.st. Warszawy;
  2. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
  3. Prowadzenie pracowni kserograficznej;
  4. Dbałość o właściwe oznakowanie i czystość obiektu Urzędu Dzielnicy;
  5. Współudział w organizacji wyborów i referendów.